Zakaz AI w regulaminie pracy może skończyć się dyscyplinarką, ale nie automatycznie

Coraz więcej polskich firm wpisuje do regulaminów pracy zakaz korzystania z publicznie dostępnych narzędzi sztucznej inteligencji, a prawnicy specjalizujący się w prawie pracy ostrzegają, że złamanie takiego zakazu może w skrajnych przypadkach skończyć się zwolnieniem dyscyplinarnym. Jednocześnie zastrzegają, że sam fakt użycia ChatGPT wbrew poleceniu przełożonego nie wystarczy, by dyscyplinarka obroniła się przed sądem pracy.

Punktem wyjścia jest proste pytanie, które zadaje sobie coraz więcej działów kadr: czy pracodawca w ogóle może zakazać pracownikom korzystania z narzędzi takich jak ChatGPT, Claude czy Gemini. Odpowiedź prawników jest jednoznaczna - może, i to na mocy uprawnień kierowniczych, które przysługują mu wobec całej organizacji pracy.

Podstawa prawna zakazu

Artykuł 100 paragraf 1 i 2 kodeksu pracy zobowiązuje pracownika do stosowania się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, jeżeli nie są sprzeczne z prawem, oraz do dbałości o dobro zakładu pracy i zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Na tej podstawie firma może wprowadzić zakaz w regulaminie pracy albo wydać bezpośrednie polecenie służbowe, obejmujące konkretne narzędzia lub całą kategorię publicznie dostępnych modeli językowych.

Problem zaczyna się w momencie, gdy pracownik ten zakaz złamie, a pracodawca chce wyciągnąć wobec niego konsekwencje. Najsurowszą z nich jest rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, czyli popularna dyscyplinarka z art. 52 kodeksu pracy.

Kiedy dyscyplinarka się broni

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego o sygnaturze I PK 94/15, na pojęcie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych składają się trzy elementy występujące łącznie: bezprawność zachowania pracownika, naruszenie lub poważne zagrożenie interesów pracodawcy oraz zawinienie, czyli wina umyślna albo rażące niedbalstwo. Brak choćby jednego z tych elementów sprawia, że zwolnienie dyscyplinarne nie ma podstaw prawnych i pracownik może skutecznie odwołać się do sądu pracy.

W praktyce oznacza to, że samo kliknięcie w ChatGPT wbrew regulaminowi, bez żadnych negatywnych konsekwencji dla firmy, zwykle nie wystarczy do dyscyplinarki. Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik wkleja do zewnętrznego narzędzia AI dane objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, dane osobowe klientów albo wewnętrzne dokumenty strategiczne.

Jeżeli pracownik przy korzystaniu z pomocy AI stworzył jakieś wewnętrzne sprawozdanie czy raport, co doprowadziło do wycieku danych przedsiębiorstwa do internetu, to w grę wchodzić może naruszenie obowiązków pracowniczych - Katarzyna Kamecka, ekspertka ds. prawa pracy, Polskie Towarzystwo Gospodarcze

Różnica między przypadkiem a złą wolą

Prawnicy podkreślają, że kluczowe znaczenie ma indywidualna ocena każdego przypadku, a nie automatyczne stosowanie sankcji za samo złamanie zakazu. Jednorazowe, przypadkowe skorzystanie z powszechnie dostępnego asystenta AI do prostego zadania, bez ujawnienia jakichkolwiek chronionych informacji, prawnicy oceniają inaczej niż systematyczne i świadome obchodzenie zakazu przy pracy z wrażliwymi danymi klientów czy tajemnicami handlowymi firmy.

Ryzyko dotyczy szczególnie zawodów, w których błąd narzędzia AI ma bezpośrednie konsekwencje prawne lub finansowe. Prawnicy korzystający z modeli językowych bywają narażeni na sytuacje, w których narzędzie zmyśla nieistniejące przepisy albo orzeczenia sądowe, co przy braku weryfikacji może obciążyć zarówno pracownika, jak i kancelarię czy firmę, w której pracuje.

Co to znaczy dla polskich firm

Eksperci rekomendują pracodawcom podejście bardziej praktyczne niż całkowity zakaz, który i tak bywa trudny do wyegzekwowania, skoro pracownik może korzystać z AI na prywatnym telefonie poza siecią firmową. Zamiast zakazu proponują jasne określenie, które narzędzia są dopuszczone do pracy, jakich danych nie wolno do nich wprowadzać, oraz w miarę możliwości wykupienie przez firmę bezpieczniejszej, korporacyjnej wersji narzędzia AI zamiast pozostawiania pracowników przy publicznych, darmowych wersjach.

Dla samych pracowników praktyczny wniosek jest taki, że regulamin pracy lub polecenie służbowe zakazujące AI trzeba traktować poważnie, nawet jeśli konsekwencje nie są automatyczne. Kluczowe pytanie, które zada sąd pracy w razie sporu, brzmi nie tylko czy zakaz złamano, ale czy to złamanie realnie zaszkodziło albo poważnie zagroziło interesom pracodawcy.

Za samo niestosowanie się do ustalonego porządku i organizacji pracy, bez wystąpienia szkody czy zagrożenia dla firmy, kodeks pracy przewiduje łagodniejsze środki - upomnienie lub naganę wpisywaną do akt pracowniczych, bez możliwości nałożenia kary pieniężnej. Dopiero powiązanie naruszenia zakazu z realną szkodą, wyciekiem danych czy rażącym niedbalstwem otwiera pracodawcy drogę do najsurowszej sankcji.