Nowy system certyfikacji firm w przetargach faworyzuje te korzystające z AI

W Polsce ruszył nowy system certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, który ma zastąpić powtarzalne, papierowe dokumentowanie wiarygodności firmy w każdym kolejnym przetargu jednym, wielokrotnie użytecznym potwierdzeniem. Eksperci od zamówień publicznych zwracają jednak uwagę, że realną przewagę zyskają firmy, które równolegle wdrożą narzędzia sztucznej inteligencji do analizy ogłoszeń i dokumentacji przetargowej.

Nowy certyfikat ma działać jak swego rodzaju paszport do przetargów. Firma, która raz przejdzie weryfikację obejmującą doświadczenie, sytuację finansową, brak podstaw do wykluczenia oraz zdolność organizacyjną, będzie mogła powoływać się na ten dokument w kolejnych postępowaniach, zamiast za każdym razem kompletować od nowa te same zaświadczenia i oświadczenia.

Nowe zasady od 12 lipca

Reforma obejmuje kilka filarów jednocześnie: oprócz systemu certyfikacji wykonawców wprowadzono Centralny Rejestr Umów, podniesiono próg stosowania Prawa zamówień publicznych oraz zreformowano Krajową Izbę Odwoławczą, czyli organ rozpatrujący spory między zamawiającymi a wykonawcami. Zmiany mają uprościć start w przetargach dla firm, które wcześniej rezygnowały z udziału ze względu na skalę biurokracji.

Dane pokazują, jak duża jest skala problemu, który nowe przepisy mają rozwiązać. Aż 7 na 10 polskich przedsiębiorstw nigdy nie złożyło oferty w żadnym przetargu publicznym, a w samym 2025 roku próbę taką podjęło zaledwie 13 procent firm, mimo że rynek zamówień publicznych wart jest rocznie około 587 miliardów złotych i ma urosnąć do blisko biliona złotych do 2029 roku.

Rola sztucznej inteligencji

Eksperci podkreślają, że sam certyfikat nie wystarczy, jeśli firma nie zautomatyzuje procesu wyszukiwania i oceny ogłoszeń przetargowych. Liczba postępowań publikowanych codziennie w Polsce jest na tyle duża, że ręczne przeglądanie ich wszystkich pod kątem realnych szans na wygraną stało się dla mniejszych firm praktycznie niewykonalne.

Przewagę zyskają nie te firmy, które przeczytają więcej ogłoszeń, ale te, które szybciej odróżnią realną szansę - Wiktor Gaweł, prezes platformy Minerwa

Jako przykład praktycznego zastosowania AI w tym obszarze wskazywana jest poznańska platforma Minerwa, która automatyzuje analizę ogłoszeń i dokumentacji przetargowej. Według szacunków cytowanych w branżowych analizach, systemy oparte na sztucznej inteligencji potrafią przyspieszyć analizę dokumentów nawet dziewięciokrotnie, jednocześnie redukując obciążenia administracyjne firm nawet o 90 procent.

Rachunek dla małych firm

Nie wszyscy prawnicy zajmujący się zamówieniami publicznymi patrzą na reformę bezkrytycznie. Mecenas Michał Liżewski z kancelarii LEGALLY.SMART zwraca uwagę, że certyfikacja może okazać się mieczem obosiecznym, szczególnie dla mniejszych podmiotów.

Certyfikacja może stać się dla firm realnym narzędziem budowania przewagi konkurencyjnej na rynku zamówień publicznych - Michał Liżewski, kancelaria LEGALLY.SMART

Ten sam ekspert ostrzega jednocześnie, że dla małych i średnich przedsiębiorstw nowe regulacje mogą oznaczać dodatkowe koszty oraz konieczność reorganizacji wewnętrznych procesów, zanim certyfikat zacznie przynosić realne korzyści. Przygotowanie dokumentacji do certyfikacji, wdrożenie narzędzi AI do monitorowania ogłoszeń i przeszkolenie zespołu to wydatki, które mniejsze firmy muszą ponieść z góry, bez gwarancji szybkiego zwrotu.

Co dalej

Dla polskich firm z sektora IT i usług dla administracji publicznej reforma otwiera realną szansę na wejście do segmentu rynku, który dotąd był dla nich praktycznie niedostępny ze względu na skalę formalności. Jednocześnie tworzy nową barierę wejścia opartą nie na kapitale, lecz na gotowości technologicznej: firmy, które nie zainwestują w automatyzację analizy przetargów, ryzykują pozostanie w tej samej niszy co dotychczas, mimo formalnego uproszczenia procedur.

Skuteczność nowego systemu certyfikacji będzie można ocenić dopiero po kilku miesiącach jego funkcjonowania, gdy pojawią się pierwsze dane o liczbie wydanych certyfikatów i o tym, czy rzeczywiście zwiększyła się liczba małych i średnich firm biorących udział w przetargach. Do tego czasu rynek narzędzi AI wspierających uczestnictwo w zamówieniach publicznych będzie prawdopodobnie rósł równolegle z samą reformą.